Custo de Projeto: o que é, como controlar e dicas

Gerenciar um projeto é como comandar um navio em alto mar. Você está no controle, mas o custo é o vento que guia suas velas. No mundo dos projetos, entender e dominar os custos é crucial para evitar tempestades financeiras. Um projeto bem gerenciado é concluído no prazo, na especificação e no orçamento.

O que é o Custo de Projeto e por que ele importa?

Em termos simples, o custo de projeto é o montante total de recursos financeiros necessários para concluir todas as atividades planejadas. Isso inclui não apenas o dinheiro gasto em materiais e mão de obra, mas também despesas indiretas, como gerenciamento e custos administrativos.

Geralmente, o custo é um dos principais fatores para determinar o sucesso de um projeto - e ninguém quer ser responsável por um custo excedido. Com isso em mente, como garantir que você fique "dentro do orçamento" com o seu projeto?

A resposta simples é "controle". Se você vai ter alguma chance de ficar dentro do orçamento, então você precisa gerenciar os custos do projeto de forma proativa e sistemática. Felizmente, existem muitas ferramentas e ideias que podem lhe dar esse controle.

O gerenciamento de custos do projeto inclui três processos básicos:

Estimativa de custos - Fazendo sua melhor avaliação dos custos dos recursos necessários para concluir um projeto.
Orçamentação de custos - Atribuir estimativas de custos a itens de trabalho individuais e estabelecer uma linha de base para medir o desempenho.
Controle de custos - Controle de alterações no orçamento do projeto.

Ao gerenciar esses processos e suas entradas e saídas, você pode desenvolver um sistema eficaz para garantir que seus custos de recursos permaneçam dentro do orçamento aprovado. Em suma, o gerenciamento de custos do projeto é o processo de fazer o seguinte:

Comunicar os limites orçamentários aos projetistas e às pessoas que estão implementando o projeto.
Coletando dados de custo reais.
Comparando os custos reais com o orçamento original
Tomar medidas corretivas conforme necessário.

Vamos analisar os três processos de gerenciamento de custos do projeto, por sua vez.

1. Estimativa de Custos do Projeto

A estimativa é uma parte crítica do gerenciamento das finanças do projeto. As estimativas são usadas para todos os tipos de atividades, incluindo orçamento, previsão, planejamento de recursos e pessoal. É importante que você estime os custos de todos os recursos que serão cobrados do projeto - incluindo itens como trabalho, materiais e suprimentos - bem como quaisquer custos de contingência.

Uma estimativa de custo é uma avaliação de quanto custará para todos os recursos necessários para concluir as atividades do projeto. Também é uma boa ideia identificar e considerar alternativas de custo e incluí-las na estimativa.

Para determinar quais custos estimar, você pode usar uma variedade de entradas, a mais comum das quais é a estrutura analítica do projeto. Esta é uma lista detalhada de todas as coisas que precisam ser entregues e as atividades que precisam ser realizadas para concluir o projeto. A declaração do escopo do projeto também contém informações relacionadas a requisitos de recursos, restrições e suposições - que podem ajudar a identificar alternativas de custo, se apropriado.

Para completar suas estimativas, há uma variedade de ferramentas e técnicas que você pode usar:

Estimativa análoga - Use dados de projetos anteriores para construir uma estimativa de custos para o projeto atual. Isso pode ajudar se você tiver informações ou detalhes limitados sobre seus custos atuais. Por exemplo, veja itens similares ou análogos no projeto anterior, adicione 5% à inflação e você pode ter uma estimativa razoável.
Taxas de custo de recursos - Estabeleça custos unitários para horas e materiais usando as várias cotações e documentos de planejamento recebidos. Por exemplo, se os custos de mão-de-obra para um projeto de construção forem em média US $ 12 por hora e você precisar que dez pessoas trabalhem 160 horas cada, a estimativa do custo de mão-de-obra será de US $ 19.200. Adicione os custos dos materiais e você tem uma estimativa para a construção total.
Estimativa bottom-up - Use o menor componente de trabalho na estrutura analítica do projeto e estime o custo de cada um. Em seguida, combine-os, à medida que você sobe os níveis, para determinar uma estimativa de custo geral. Para o nosso exemplo de construção, você precisa construir paredes, adicionar encanamento e eletricidade, adicionar portas e janelas, terminar pisos e pintar. Estime o custo de cada um desses itens e adicione-os.
Estimativa paramétrica - Use a relação estatística entre custo e alguma outra característica do item que está sendo estimado. Metragem quadrada de um edifício ou o número de palavras escritas por página - estes são exemplos de elementos usados para criar uma estimativa de custo. Se o nosso projeto de construção é de 800 metros quadrados, e custa cerca de US $ 60 por metro quadrado para construir e terminar o espaço do escritório, a estimativa total é de US $ 48.000.
Software de computador - Muitos programas de gerenciamento podem calcular estimativas para você usando estatísticas ou simulações.

Depois de determinar sua estimativa de custo, registre as informações e documente seu processo de estimativa. Ao fornecer detalhes de suporte, talvez seja necessário incluir o seguinte:

Uma descrição da atividade.
Documentação de seus métodos e cálculos.
Uma lista de suposições feitas e restrições aplicadas.
Um intervalo típico para uma margem de erro razoável na sua estimativa.

2. Orçamentação de Custos do Projeto

Depois de reunir as estimativas de custos da sua atividade, você pode agora preparar um orçamento. Este é o documento que pode ajudá-lo a obter os fundos necessários para concluir o projeto. Você provavelmente terá que ficar dentro do seu orçamento original, por isso é melhor construir uma reserva adequada - um pouco mais - para despesas inesperadas.

O que você está procurando criar através do processo de orçamento é uma linha de base de custo. Isso representa o orçamento aprovado e é usado para comparar e contrastar com os custos reais do projeto ao longo do tempo. A linha de base do custo serve como confirmação de como era a estrutura de custos quando o projeto foi originalmente aprovado. Usando a linha de base, você pode determinar se o desempenho de custo até a data está dentro de parâmetros aceitáveis. À medida que o projeto avança, os custos são monitorados em relação à linha de base e quaisquer alterações são expressas em relação à linha de base. A linha de base serve como uma métrica principal para avaliar o desempenho, portanto, ela permanece estável e as alterações são refletidas em relação a ela.

É importante manter um bom equilíbrio aqui. Se você orçamento muito alto, você não pode conseguir financiamento para o seu projeto. Se você orçamento muito baixo, pode ser impossível ficar dentro desses custos, e você vai arriscar um resultado ruim.

As ferramentas a seguir ajudarão você a preparar um orçamento razoável para seu projeto:

Agregação de custos - Agregue ou some os números nas estimativas de custos de sua atividade para determinar um valor total do orçamento. Por exemplo, para criar um help desk totalmente operacional, adicione os custos estimados de alugar o espaço, contratar e treinar a equipe de suporte técnico e comprar e instalar o equipamento.
Análise de reservas - Construa um orçamento de contingência - alguns fundos extras - além das estimativas para os custos reais da atividade. Essa conta de reserva ajudará você a lidar com alterações não planejadas e despesas inesperadas que podem ser necessárias em algum momento durante o projeto.
Estimativa paramétrica - Use parâmetros predeterminados para adicionar valores de orçamento para elementos do plano que não fazem parte das estimativas de atividade. Por exemplo, dados históricos podem indicar que o projeto médio em sua organização é 4 por cento acima do orçamento. Se você adicionar mais 4%, provavelmente aumentará a precisão do orçamento total.
Conciliação do limite de financiamento - Ao preparar seu orçamento, esteja ciente do fluxo de caixa esperado. Você provavelmente não receberá todo o dinheiro na frente, para gastar quando e como quiser. É mais provável que você espere distribuir seu orçamento total ao longo da duração do projeto. Isso significa que você precisa considerar o fluxo de caixa e, possivelmente, ajustar o cronograma do projeto de acordo. Um orçamento bem planejado analisa como e quando o trabalho é feito, não apenas os custos totais. Os gerentes de projeto usam a reconciliação do limite de financiamento para evitar grandes variações nos gastos periódicos dos fundos do projeto. Eles fazem isso reconciliando os gastos do projeto com os limites de financiamento definidos pelo cliente. A reconciliação pode exigir a revisão dos cronogramas para regular os gastos; isso, por sua vez,afeta a alocação de recursos.

Tenha em mente que o orçamento global não apenas define uma linha de base de custo para o projeto, mas também estabelece um cronograma de financiamento. Lembre-se de incluir os valores de reserva em cada incremento de financiamento, porque as solicitações de mudanças - e despesas inesperadas - quase certamente surgirão.

3. Controle de Custos do Projeto

As pessoas podem vir até você e pedir que sejam feitas alterações ou que recursos extras sejam adicionados ao projeto. Se você concordar com essas mudanças porque elas são boas de se ter, e não porque elas foram negligenciadas no escopo original, você irá rapidamente ultrapassar o orçamento.

As solicitações de mudança são um dos motivos pelos quais o controle de custos é tão importante, mas há muitas outras atividades que fazem parte do controle de custos. Isso inclui o monitoramento dos gastos reais e a análise das variações entre o orçamento e os custos reais. Portanto, é importante criar e estabelecer um sistema de controle eficaz, para que você possa responder às mudanças de maneira apropriada e comunicar alterações de custos de maneira oportuna.

Os principais elementos do controle de custos incluem o seguinte:

Controle de alterações:

Este é um processo que descreve como as mudanças nos custos da linha de base podem ser sugeridas e implementadas. Ele descreve os procedimentos que as pessoas precisam usar se quiserem solicitar alterações. Isso inclui a documentação que eles precisam concluir, como as solicitações de alterações são rastreadas e qual processo de aprovação elas podem esperar.Sem um processo de mudança claro, as pessoas muitas vezes continuam pedindo mais e mais do projeto. Se você não tiver uma maneira estruturada de lidar com essas solicitações, seus custos ultrapassarão o orçamento rapidamente. Tenha em mente que o gerenciamento de custos do projeto não é apenas sobre números; é também sobre como gerenciar o escopo do projeto e lidar com as pessoas. Aprenda a ser firme e reconheça quais mudanças são realmente necessárias.

Análise de medição de desempenho:

Esta atividade é toda sobre os números. Você avalia a significância dos desvios da linha de base do orçamento, bem como a causa e a ação corretiva necessária. O Project Management Institute recomenda a técnica de valor agregado (EVT), descrita no PMBOK (Project Management Body of Knowledge).Há uma variedade de cálculos que você pode usar:

Valor planejado (VP): Custo orçado para o trabalho programado para uma atividade ou componente da estrutura analítica do projeto.
Valor Agregado (EV): Valor orçado para o trabalho realmente concluído em uma atividade ou componente da Estrutura Analítica do Project.
Custo real (AC): Custo total incorrido para realizar o trabalho concluído em uma atividade ou componente da estrutura analítica do projeto.
Desvio de Custos: EV - AC
Desvio de cronograma: EV - PV
Índice de desempenho de custo (CPI): EV / AC (um CPI menor que 1 indica uma superação de custo).
Schedule Performance Index (SPI): EV / PV (um SPI igual ou maior que 1 indica que o projeto está em uma condição favorável).
Variação de custo: EV - AC = US $ 35.000 - US $ 38.000 = - US $ 3.000
Variância do cronograma: EV - PV = US $ 35.000 - US $ 40.000 = - US $ 5.000
Índice de desempenho de custo: EV / AC = US $ 35.000 / US $ 38.000 = 0,92 (há uma sobrecarga de custo).
Índice de desempenho do cronograma (SPI): EV / PV = $ 35.000 / $ 40.000 = 0,875 (o projeto está atrasado).

Previsão:

Envolve prever o futuro do projeto com base no desempenho até a data. Completar as previsões periodicamente ao longo do projeto ajudará você a fazer isso. As previsões fornecem informações valiosas para ajudá-lo a lidar de maneira proativa com as variações. Por exemplo, uma previsão pode ajudá-lo a estimar que seu projeto será 10% acima do orçamento, para que você possa fazer planos de acordo.

Estimativa para concluir:

Você pode estimar o custo para concluir o projeto com base no que foi concluído até o momento, em comparação com seu orçamento na conclusão. Para calcular a estimativa a concluir (ETC), use uma dessas fórmulas (BAC significa Orçamento na Conclusão e é igual ao Valor planejado na conclusão): quando as variações atuais são consideradas atípicas e não se espera que ocorram no uso futuro:ETC = BAC - EV. Quando as variações atuais são vistas como típicas de variações futuras, use: ETC = (BAC - EV) / CPIEm nosso exemplo, se o orçamento total do projeto for $ 60.000, e as variações forem vistas como típicas, o cálculo seria o seguinte: ETC = (US $ 60.000 - US $ 35.000) / 0,92 = US $ 27.174Você precisa de US $ 27.174 para concluir o trabalho restante.

Custo real estimado:

Esta é uma previsão do valor total mais provável do projeto concluído. A fórmula mais básica, que assume as variações de custo até o momento, foi atípica, pois o custo real estimado (EAC) é: EAC = AC + BAC - EV. No nosso exemplo, isso é calculado da seguinte maneira: EAC = US $ 38.000 + US $ 60.000 - US $ 35.000 = US $ 63.000. Se os desvios de custo até a data forem típicos, use: EAC = AC + ETC. No nosso exemplo, isso é calculado da seguinte maneira:EAC = US $ 38.000 + US $ 27.174 = US $ 65.174

Revisões de desempenho do projeto:

Elas comparam o desempenho de custo ao longo do tempo, bem como os marcos. Algumas técnicas são análise de variância, análise de tendências e valor agregado (descrito acima).

Todas essas análises são normalmente incluídas como atualizações regulares no relatório, bem como nos documentos de conclusão do projeto. O controle de custos é muito útil para o planejamento de projetos futuros, portanto, quanto mais completa for sua análise antes de começar, melhor será o planejamento do seu projeto no futuro.

Entender o custo de projeto é como ter um mapa durante uma jornada. Ele guia suas decisões, ajuda a evitar turbulências financeiras e, quando bem gerenciado, torna-se uma ferramenta poderosa para o sucesso do projeto. Portanto, da próxima vez que gerenciar um projeto, lembre-se de que, assim como as correntes para um navegador, o custo é um aliado quando compreendido e administrado adequadamente. Boa jornada!