O software MS Project continua sendo uma das opções mais populares disponíveis no mercado, pois pode ser uma das mais econômicas - especialmente se sua organização já estiver com o Office 365.
No entanto, algumas organizações descobrem que o Project não possui a capacidade total de que necessitam. Por exemplo, empresas que trabalham em projetos de larga escala estão lidando com recursos em uma escala igualmente grande.
Sendo assim, com inúmeras pessoas, recursos monetários e materiais para alinhar, eles precisam ser capazes de prever e gerenciar os resultados futuros com a maior precisão possível - algo que o MS Project não oferece imediatamente.
Investindo no software MS Project
Porém, a Microsoft deve estar fazendo algo certo.
- O MS Project tem 20 milhões de usuários - mais do que qualquer outra solução de gerenciamento de portfólio de projetos (PPM)
- Mais de 10.000 organizações usam o MS Project, incluindo Volvo e Coca Cola
- Dois projetos de pesquisa independentes, um em 2015 e um em dezembro de 2016, informaram que 67% das empresas pesquisadas usaram o MS Project
A seguir, avaliamos os prós e contras do software MS Project, para que você possa fazer uma avaliação sobre se ele é suficiente para você e seus projetos.
Dica: O curso Capacitação Microsoft Project está alinhado às melhores práticas de Gerenciamento de Projetos do PMI (Project Management Institute) e irá capacitar profissionais que buscam certificação PMP, ou profissionais envolvidos no gerenciamento, coordenação, liderança e participação em projetos de diversos segmentos.
MS Project: o que faz uma boa solução de Gerenciamento de Projetos?
Uma boa solução de gerenciamento de projetos deve:
Ajudá-lo a fazer as escolhas certas
Um requisito fundamental é que ele o ajude a tomar decisões sobre o gerenciamento de recursos, custos, pessoas e equipamentos de uma maneira que resulte no maior valor comercial.
Prever resultados futuros
Algo inesperado sempre acontecerá. Portanto, os riscos precisam ser planejados. O que é necessário é uma solução que forneça insights e previsões para ajudar os projetos a serem executados sem problemas.
Visualize o que está acontecendo
Os gerentes de projeto precisam ser capazes de ver o que está acontecendo. As melhores soluções geram relatórios claros e concisos sobre como os projetos se desenvolvem, para que você possa acompanhar o progresso (e a falha) e fazer as escolhas certas usando relatórios em tempo real.
Permitir colaboração
Muitas vezes negligenciada em ferramentas de PPM, a comunicação é vital. Todo mundo precisa saber o que está acontecendo, o que é esperado deles e ser alertado quando novas tarefas são atribuídas a eles. Além disso, os usuários precisam relatar quaisquer barreiras imprevistas, pedir orientação quando necessário e compartilhar documentos e arquivos.
Software MS Project: os prós e contras
O MS Project é um dos aplicativos mais populares e mais antigos da gigante do software, um dos favoritos dos usuários corporativos. É um software de gerenciamento de projetos e portfólios que ajuda os usuários a organizar e agendar projetos, priorizar iniciativas e obter informações sobre como os recursos são usados.
Prós
O levantamento GetApp
Uma pesquisa foi conduzida pelo Laboratório GetApp para descobrir por que os gerentes de projeto não estão apenas usando o MS Project, mas por que muitos daqueles que não planejam mudar para o Project em breve. Um total de 496 gerentes de projeto que trabalham em pequenas e médias empresas americanas responderam à pesquisa.
Por definição, uma pequena empresa é aquela que tem menos de 100 funcionários e uma empresa de médio porte como aquela que possui menos de 999 funcionários. Todos os respondentes qualificados declararam que planejam mudar para o MS Project.
Estatísticas e Descobertas
A partir da pesquisa, descobriu-se que cerca de 25% usam o Basecamp. Os usuários do Asana e do Trello são responsáveis por 21 e 20,6%, respectivamente. Cerca de 7% são usuários do Wrike e 5% usam o Atlassian JIRA.
Os 20% restantes dos entrevistados usam uma gama diversificada de ferramentas, como SharePoint, Excel, Smartsheet, ou não usam nenhuma ferramenta. Além disso, cerca de 20% afirmaram que permanecerão com o software de gerenciamento de projetos atual se o fornecedor adicionar mais recursos.
Razões para mudar para o MS Project
A descoberta mais importante nesta pesquisa parece ser que cerca de 32% mudarão para o MS Project porque ele se integra ao Office 365. A segunda razão mais popular para a opção planejada é porque os usuários perceberam que o Project tem recursos mais avançados do que os seus. ferramenta atual de PM, cerca de 24% dos respondentes responderam.
Exatamente 19% afirmaram que sua equipe e requisitos superaram seu software atual. Cerca de 13 por cento acreditam que é a melhor combinação para o seu método de gerenciamento de projetos, enquanto 9,5 por cento vão mudar, porque é o software PM preferido por seus clientes.
SMBs preferem o Office 365
No topo da lista de motivos está a integração do MS Project com o Office 365. Ficou claro que um fortalece o outro. O Office 365 tornou-se o pacote de produtividade preferencial das SMBs no G Suite do Google. Um motivo aparentemente é devido à integração do Office 365 com o MS Project. Por outro lado, mais pessoas estão migrando para o Project por causa da presença onipresente e forte presença de aplicativos do MS Office entre seus usuários.
Cronogramas Específicos
A intenção de mudar é acompanhada por cronogramas definidos. Cerca de 15% planejam mudar para o MS Project no próximo mês. Menos de 36% estarão mudando nos próximos 1 a 3 meses, e cerca de 33% serão transferidos nos próximos 4 a 6 meses.
Em suma, cerca de 84% estarão migrando para o MS Project no próximo semestre a partir de agora, o que é uma grande porcentagem. Mas, como os números mostram, trocar de software não é simples e não deve ser feito às pressas.
Razões para ficar com o software PM atual
Em contraste com o outro extremo da pesquisa, os entrevistados também declararam algumas razões que podem mantê-los com seu provedor de software de PM atual. E é provável que a principal razão para ficar é se os fornecedores adicionarem mais recursos e integração. Isso parece ser lógico, como equipes e crescimento da experiência de negócios, seus requisitos também crescem.
No entanto, os dados sobre integração não parecem fazer sentido. Em comparação, o outro software de PM integra-se com aplicativos mais populares quando comparado ao Project. Após uma análise mais aprofundada, parece que o que os entrevistados realmente querem dizer com mais integração é simplesmente mais integração com o Office 365.
Flexível e poderoso
A Microsoft lançou a primeira iteração do projeto há mais de 30 anos. Durante esse período, a Microsoft adicionou mais e mais recursos e usou sua experiência para criar uma solução mais poderosa e flexível do que qualquer outra ferramenta disponível. Ainda mais que com vasto escopo de sua funcionalidade, usa-se o Projeto na maioria dos cenários.
Integração com outras ferramentas do MS Project
Como parte do Office 365, o Project Online está conectado ao restante das ferramentas de produtividade do Office 365, ou seja, você tem acesso a uma variedade maior de funcionalidades do que a maioria das ferramentas PPM. Por exemplo, a integração contínua com o Excel é altamente útil.
Ótimo para colaboração
As ferramentas de colaboração do Office 365 permitem facilmente a conexão à sua equipe. Com a opção de Outlook, Teams, Yammer ou Skype for Business, as equipes podem se comunicar em tempo real pelo meio de sua escolha, por meio de bate-papo instantâneo, teleconferências ou e-mail tradicional.
Contras
Recursos avançados exigem treinamento
A maioria dos usuários acha que o MS Project é fácil de pegar no começo. No entanto, o treinamento é frequentemente necessário ao utilizar alguns de seus recursos mais avançados, o que pode envolver uma curva de aprendizado acentuada.
Insights poderosos, mas não intuitivos
O projeto não oferece o mesmo nível de sofisticação na modelagem e previsão como soluções alternativas de PPM. Por exemplo, o Projeto facilita a análise de hipóteses, mas é muito mais difícil de configurar do que outras soluções. Então, pode dificultar que os gerentes de projetos enxerguem além do aqui e agora e reduzam todos os resultados possíveis.
Relatórios não são suficientes
Visualizar como os projetos estão progredindo é um requisito essencial das ferramentas de PPM. Muitos usuários não acham que o MS Project ofereça o suficiente aqui. Além disso, reclamações comuns incluem que relatórios personalizados são difíceis e demorados para serem criados, e painéis de controle insatisfatórios em tempo real dificultam a permanência real em cima dos projetos.
