O cronograma é uma ferramenta de representação gráfica de como uma série de tarefas serão realizadas em um período de tempo. Na tradução literal, do grego, Khronos significa tempo e Gramma, algo relacionado a desenho.
Saber administrar o tempo é uma das coisas mais importantes no dia a dia. Já sentiu que em um momento de estresse, você se tornou incapaz de realizar atividades tanto profissionais como pessoais? Estabelecer uma rotina pode ajudar a ter mais segurança para cumprir metas e ainda otimizar o tempo para incluir pausas necessárias dentro de um fluxo de trabalho.
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O que é um cronograma?
Geralmente, os cronogramas incluem não só cada atividade ou cada tarefa, mas também indicam marcos, eventos, a relação entre as tarefas e outras informações importantes para o seu cumprimento.
Afinal, saber elaborar um bom cronograma, planejando as suas atividades futuras, faz parte dos conhecimentos de todo bom profissional. Sendo assim, umas das principais ferramentas de gestão de projetos e até mesmo na gestão pessoal do seu tempo.
Neste post, vamos falar mais sobre que é o cronograma, seja para a sua vida – a famosa "agendinha" – seja para um projeto formal.
Qual é o objetivo de um cronograma?
O objetivo de um cronograma é fornecer um plano estruturado e organizado para a realização de um projeto ou atividade ao longo do tempo. Ele é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda a definir e visualizar as tarefas a serem realizadas, as datas de início e término, as dependências entre as tarefas e os recursos necessários.
Os cronogramas permitem que as equipes e os gerentes de projetos tenham uma visão clara do progresso do projeto, identifiquem possíveis problemas ou atrasos, façam ajustes quando necessário e garantam que o projeto seja concluído dentro do prazo estabelecido. Além disso, os cronogramas também ajudam a alocar recursos de forma eficiente, planejar o uso do tempo e estabelecer metas realistas.
Com um cronograma adequado, os membros da equipe podem entender suas responsabilidades, prioridades e prazos, o que facilita a coordenação e colaboração entre os envolvidos. Também ajuda na comunicação com partes interessadas externas, fornecendo informações sobre o progresso do projeto e antecipando datas importantes.
Em resumo, o objetivo de um cronograma é planejar, organizar e controlar o tempo e os recursos necessários para a conclusão bem-sucedida de um projeto, garantindo o cumprimento de prazos e o alcance dos objetivos estabelecidos.
Como fazer um cronograma simples?
Para sua vida pessoal, é a arte de planejar suas atividades com o objetivo de alcançar seus objetivos e prioridades no tempo que você tem disponível. Em contrapartida, quando este cronograma é feito de forma eficaz, ele ajuda você a:
- Entender o que você pode realisticamente alcançar com o seu tempo;
- Certificar-se de ter tempo suficiente para tarefas essenciais;
- Adicionar tempo de contingência para “o inesperado”;
- Evitar assumir mais do que você pode manipular;
- Trabalhar firmemente em direção aos seus objetivos pessoais e profissionais;
- Ter tempo suficiente para a família e amigos, exercícios e hobbies;
- Conseguir um bom equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
O tempo é o único recurso que não podemos comprar e é fundamental, mas muitas vezes o desperdiçamos ou o usamos de maneira ineficaz. Por isso, organizar suas atividades em um cronograma ajuda você a pensar sobre o que você deseja alcançar em um dia, semana ou mês, e mantém você no caminho certo para atingir seus objetivos.
Qual é a diferença entre cronograma e agenda?
O cronograma e a agenda são dois conceitos relacionados, mas com diferenças distintas. A diferença é a seguinte:
- Cronograma: é uma representação visual ou escrita de atividades ou eventos em ordem sequencial. Ele é usado para planejar e organizar tarefas, definindo datas de início e término, além de estabelecer a duração estimada de cada atividade. Geralmente, um cronograma é utilizado em projetos ou em contextos em que é necessário planejar e acompanhar o progresso de várias tarefas ao longo do tempo. Ele pode ser representado em forma de tabela, gráfico de Gantt ou diagrama de rede, por exemplo.
- Agenda: é uma ferramenta que registra compromissos, eventos, reuniões e outras atividades importantes que ocorrerão em datas e horários específicos. Ela é usada para organizar o tempo e garantir que todas as tarefas sejam cumpridas dentro dos prazos estabelecidos. A agenda é mais voltada para o gerenciamento diário ou semanal, ajudando a pessoa a lembrar de suas obrigações e alocar tempo para cada uma delas. Pode ser uma agenda física de papel ou um aplicativo eletrônico, como um calendário digital.
Resumindo, a principal diferença entre cronograma e agenda é o foco e a abrangência. Um cronograma é mais abrangente e detalhado, utilizado para planejar e acompanhar atividades ao longo do tempo em projetos ou contextos similares. Já a agenda é mais específica, voltada para o gerenciamento diário ou semanal, registrando compromissos e eventos em datas e horários específicos. Ambos são úteis para o planejamento e organização, mas em níveis diferentes de detalhes e escopo.
Quais os tipos mais frequentes de cronogramas
Gráficos de Gantt
Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras horizontais desenvolvido como uma ferramenta de controle de produção em 1917 por Henry L. Gantt, engenheiro e cientista social americano.
Desde que foi elaborado, é usado frequentemente no gerenciamento de projetos. Um gráfico de Gantt fornece uma ilustração gráfica de um cronograma que ajuda a planejar, coordenar e rastrear tarefas específicas em um projeto.
Agendas diárias
Mostra as sequências das atividades que você deve conduzir para realizar suas tarefas de maneira mais eficiente. Logo é muito útil no dia a dia, pois pode ser manuseada por meio de diversos softwares.
Cronograma de Marcos
O cronograma de marcos fornece um planejamento estimado para a vida útil do projeto. Os marcos incluem todas as atividades do projeto e as etapas intermediárias necessárias para implementação.
Desse modo, o cronograma deve incluir marcos para o planejamento, desenvolvimento, construção, avaliação e relatório da implementação do projeto.
As datas dos marcos são apenas datas projetadas com base em um prêmio antecipado. Sendo assim, essas datas podem mudar dependendo do momento da concessão do subsídio.
Diagramas de Rede
São essenciais para garantir que você tenha um entendimento completo de como sua topologia de rede está interconectada e possa fornecer uma visão geral do que está acontecendo em sua rede. Sobretudo, porque ele ajuda a visualizar onde sua infraestrutura está ausente e o que precisa ser atualizado / substituído.
Ter um esquema devidamente documentado de toda a sua rede e conexões também pode garantir que você possa solucionar problemas em uma ordem sistemática quando eles surgirem. Alguns softwares atualizam automaticamente seu mapa de topologia de rede quando novos dispositivos são adicionados ou removidos da rede, o que reduz a necessidade de removê-los manualmente.
Benefícios do cronograma
O cronograma é uma ferramenta valiosa para gerenciar projetos, pois permite:
- Estabelecer metas e prazos claros para o projeto, o que ajuda a manter o progresso no caminho certo;
- Identificar e gerenciar eventuais conflitos de recursos, como tempo, dinheiro e pessoal;
- Comunicar de forma eficaz o status do projeto para os envolvidos;
- Antecipar problemas e tomar medidas para evitá-los;
- Identificar oportunidades para otimizar o uso dos recursos e melhorar a eficiência;
- Ajuda a organizar e priorizar as atividades;
- Facilita a tomada de decisão.
Como fazer um cronograma de um projeto
O cronograma do projeto é, em suma, estabelecer a estrutura estrutura analítica do do projeto, orientando quando você entra em cada fase.
A criação de um cronograma permite determinar se o seu projeto está no caminho certo para atender à data de entrega designada. Entender os componentes que entram no cronograma permite que você desenvolva o projeto com precisão para realizar menos ajustes depois que o projeto começar.
Antes de poder estabelecer o cronograma do projeto, você precisa ter uma compreensão clara de todos os seus componentes. Um projeto de trabalho típico é dividido em fases, como planejamento, desenvolvimento, teste e lançamento do produto.
Divida cada uma dessas fases para detalhar as atividades exatas que ocorrerão. Por exemplo, na fase de planejamento, reúna os requisitos e expectativas do projeto. Esta fase também inclui o design do projeto antes de ser produzido.
Uma árvore EAP pode te ajudar bastante na elaboração desta etapa. Por exemplo, se o projeto for um novo programa de software, a fase de planejamento mostra as especificidades do software em que os programadores precisam trabalhar na fase de desenvolvimento.
Datas de início e término
As datas de início e término do projeto criam os pontos mais externos no horário. Trabalhe com a equipe do projeto para determinar as datas exatas para esses dois pontos-chave no projeto.
Isso permitirá calcular o número de dias úteis e horas disponíveis para o projeto. Assim, você planeja com precisão o cronograma.
Você também precisará saber quantas pessoas estão trabalhando no projeto em diferentes áreas para calcular os recursos disponíveis durante o projeto.
Encadeamento das atividades
Com a quantidade de tempo disponível e os componentes específicos compreendidos, você é capaz de criar um cronograma geral para cada parte do projeto. Isso exige mais esforço do que simplesmente dividir o tempo total pelo número de fases no projeto.
Isso pode lhe dar uma noção geral de quanto tempo está disponível para cada fase, mas alguns segmentos do projeto podem exigir mais tempo. Calcule a quantidade de tempo necessária para cada fase, para que você possa alocar com mais precisão o tempo.
Cronograma final
Com o tempo estimado necessário para cada fase, você pode finalizar o cronograma geral. Atribuir datas de término para cada fase do projeto com base na quantidade total de tempo disponível e a quantidade necessária para cada fase. Isso permite que você divida o intervalo de tempo em partes menores para determinar se você está acompanhando o projeto.
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Como agendar seu horário e manter seu cronograma?
Primeiramente, defina um horário regular para fazer o seu agendamento – no início de cada semana ou mês, por exemplo.
Existem várias ferramentas diferentes para escolher. Uma maneira simples e fácil de manter um cronograma é usar uma caneta e papel, organizando seu tempo usando, por exemplo, um planejador semanal.
Só para exemplificar, você também pode usar aplicativos e softwares como o Google Agenda, o MS Outlook e o Trello. Ou seja, escolha uma ferramenta de agendamento adequada à sua situação, à estrutura atual do seu trabalho, ao seu gosto pessoal e ao seu orçamento.
No entanto, o mais importante ao escolher seu planejador é que ele permite que você insira dados com facilidade e permite que você visualize um intervalo de tempo apropriado (dia / semana / mês) no nível de detalhe necessário.
Logo após decidir qual ferramenta você deseja usar, prepare sua programação da seguinte maneira:
Etapa 1: identifique o tempo disponível
Comece estabelecendo o tempo que você deseja disponibilizar para o seu trabalho ou escopo do projeto. A princípio, o tempo que você gasta no trabalho deve refletir o design do seu trabalho e seus objetivos pessoais na vida.
Por exemplo, se você está objetivando uma promoção, pode ser prudente trabalhar além do horário normal todos os dias para mostrar sua dedicação. Se, por outro lado, você quiser ter tempo de sobra para atividades fora do trabalho, pode decidir fazer as horas obrigatórias e não mais.
Etapa 2: agendar ações essenciais no seu cronograma
Em seguida, priorize as ações que você deve tomar para fazer um bom trabalho. Estas são frequentemente as coisas com as quais você é avaliado.
Por exemplo, se você gerencia pessoas, verifique se há tempo suficiente disponível para lidar com as necessidades pessoais, a fim de proporcionar o treinamento e supervisão dos membros da equipe. Além disso, conceda tempo para se comunicar com seu chefe e com as pessoas-chave ao seu redor.
Etapa 3: programar atividades de alta prioridade
Revise sua lista de tarefas e programe atividades urgentes e de alta prioridade, bem como tarefas de manutenção essenciais que não podem ser delegadas ou evitadas.
Ademais, tente organizá-las para as horas do dia em que você for mais produtivo – por exemplo, algumas pessoas ficam mais energizadas e eficientes de manhã, enquanto outras se concentram mais efetivamente à tarde ou à noite.
Etapa 4: programar Tempo de Contingência
Então, programe algum tempo extra para lidar com contingências e emergências. A experiência lhe dirá quanto pode permitir – em geral, quanto mais imprevisível for seu trabalho, mais tempo de contingência será necessário. Enfim, se você não agendar desta vez, as emergências ainda acontecerão e você acabará trabalhando até tarde.
Interrupções frequentes podem comer seu tempo. Aprender a gerenciá-las pode reduzir o tempo de contingência que você precisa reservar. Algumas interrupções serão difíceis de prever, mas deixar algum espaço aberto em sua agenda lhe dá a flexibilidade necessária para reorganizar as tarefas e responder a questões importantes à medida que elas surgem.
Etapa 5: programar Tempo Discricionário
O espaço que você deixou em seu cronograma é "tempo discricionário", isto é, tempo disponível para entregar suas prioridades e atingir suas metas. Além disso, revise sua Lista de Tarefas prioritária e metas pessoais, avalie o tempo necessário para alcançá-las e programe-as. Assim, você terá uma rotina de trabalho produtiva.
Etapa 6: analise suas atividades
Se, no momento em que você chegar ao quinto passo, perceber que tem pouco ou nenhum tempo disponível, é necessário voltar às etapas dois, três e quatro e questionar se todas as tarefas que você digitou são absolutamente necessárias.
Decerto pode ser que algumas coisas possam ser delegadas ou abordadas de uma maneira mais eficiente em termos de tempo.
Uma das maneiras mais importantes de obter sucesso é maximizar a alavancagem que você pode atingir com o seu tempo. Aumente a quantidade de trabalho que você pode concluir delegando a outras pessoas, terceirizando tarefas importantes ou usando a tecnologia para automatizar o máximo possível do seu trabalho. Inegavelmente isso irá liberá-lo para alcançar seus objetivos.
Se você achar que seu tempo discricionário ainda é limitado, talvez seja necessário renegociar sua carga de trabalho ou pedir ajuda. Então, use seu cronograma recém-preparado como prova de seus compromissos pesados. Isso demonstra ao seu chefe quão bem organizado você é, e pode torná-lo mais receptivo ao seu pedido!
Pontos-chave na elaboração do seu cronograma pessoal
Montar seu cronograma pessoal é o processo pelo qual você planeja como usar seu tempo. Assim, fazê-lo bem pode maximizar sua eficácia e reduzir seus níveis de estresse.
Siga este processo de seis etapas para preparar sua programação:
- Identifique o tempo que você tem disponível;
- Bloqueie as tarefas essenciais que você deve realizar para ter sucesso em seu trabalho;
- Agende tarefas urgentes de alta prioridade e atividades vitais de "manutenção";
- Bloqueie em tempo de contingência apropriado para lidar com eventos e interrupções imprevisíveis;
- Agende as atividades que abordam suas prioridades e metas pessoais no tempo que resta;
- Analise suas atividades para identificar tarefas que podem ser delegadas, terceirizadas ou cortadas.
É importante que sua agenda tenha tempo para seus objetivos profissionais e pessoais.
Como fazer o gerenciamento de diversos cronogramas ao mesmo tempo?
A escolha entre programas de computador e um bom e velho calendário de parede é uma escolha pessoal e há benefícios para ambos.
Se atualmente você gerencia sua programação familiar online, não precisa reinventar a roda. As soluções on-line podem combinar suas funções de calendário com compras e listas de tarefas, compartilhamento de fotos e conexões sociais, mas você precisa descobrir o que funciona para você, para que ele também funcione para sua família.
Se seus filhos são muito novos, um calendário de parede funcionará melhor do que um sistema online que exige que cada membro da família tenha um tablet ou computador para acessá-lo.
Mesmo crianças mais velhas, com dispositivos próprios, podem não ser confiáveis para editar ou verificar um aplicativo online em busca de atualizações importantes.
As atualizações em tempo real são importantes, mas para um calendário familiar funcional, a consistência é essencial. Um calendário na parede incentiva o envolvimento regular de todos.
