Gestão é organizar e monitorar um sistema para que ele alcance os resultados desejados. Ela trabalha em cima da identificação de problemas e das dificuldades de alcançar resultados, para criar processos mais funcionais e que integrem o uso de sistema a capacidade das pessoas.
Confira neste artigo mais sobre o conceito, seus diferentes tipos e metodologias comumente aplicadas.
O que é Gestão?
Gestão consiste no ato de organizar e gerenciar recursos, pessoas, processos e estratégias de forma padronizada sob a proposta de alcançar um objetivo preestabelecido pela equipe ou organização.
O profissional encarregado dessa atividade é o gestor e, dentro de uma empresa por exemplo, tem como responsabilidade trabalhar e orientar a equipe para que as principais metas sejam cumpridas de forma eficaz.
Isso deve ocorrer de maneira sustentável à organização. Ou seja, precisa valorizar os recursos e pessoas envolvidas nas atividades, ao passo que mantém a sinergia do todo.
Qual é a função da Gestão em uma empresa?
A função da gestão em uma empresa desempenha um papel crítico no seu sucesso e desempenho a longo prazo. A gestão é o processo de planejar, organizar, liderar e controlar os recursos e atividades de uma organização para atingir seus objetivos e metas de forma eficiente e eficaz. Este processo é fundamental para garantir que a empresa esteja operando de maneira coesa e alinhada com sua visão estratégica.
A gestão desempenha várias funções-chave, sendo a primeira delas o planejamento. Isso envolve a definição de metas e estratégias para a empresa, bem como a alocação de recursos necessários para alcançá-las. Um plano bem elaborado fornece direção e propósito à organização.
A segunda função é a organização, que se concentra na estruturação da empresa para que as tarefas sejam realizadas de maneira eficiente. Isso inclui a definição de responsabilidades, a criação de fluxos de trabalho eficazes e a coordenação de esforços para evitar redundâncias e conflitos.
A liderança é outra função crítica da gestão, envolvendo a motivação, orientação e supervisão de funcionários. Uma liderança eficaz é fundamental para manter a equipe engajada e comprometida com os objetivos da empresa.
Finalmente, a função de controle visa monitorar o desempenho e compará-lo com os padrões estabelecidos. Isso permite a identificação de desvios e a implementação de medidas corretivas quando necessário, garantindo que a empresa esteja no caminho certo.
Qual a diferença entre Gestão, Administração e Planejamento?
A definição dos conceitos costuma ser confusa. Com certa frequência, profissionais e organizações os tratam como sinônimos, porém, há algumas diferenças de perfil prático.
A diferença entre gestão, administração e planejamento é fundamental para compreender como as atividades empresariais são estruturadas e realizadas de forma eficiente. Cada um desses termos desempenha um papel específico no funcionamento de uma organização, contribuindo para o seu sucesso.
A administração é o campo mais amplo e abrangente, que engloba todas as atividades relacionadas à organização e operação de uma empresa. Ela se concentra na coordenação de recursos, na tomada de decisões, no estabelecimento de políticas e procedimentos e na garantia de que as operações diárias estejam funcionando de maneira eficaz. Os administradores têm um papel de supervisão e gerenciamento em todos os aspectos da organização.
A gestão, por sua vez, é uma parte essencial da administração, mas com um foco mais específico. Ela se concentra na liderança de equipes, na motivação dos funcionários e na coordenação das atividades para alcançar os objetivos e metas da organização. A gestão lida com a implementação prática das estratégias estabelecidas pela administração e assegura que as tarefas sejam concluídas de maneira eficiente e eficaz.
O planejamento é uma etapa crucial no processo de administração e gestão. Envolve a definição de metas, a formulação de estratégias, a alocação de recursos e a identificação de ações necessárias para atingir os objetivos da organização. O planejamento ajuda a orientar a tomada de decisões e a estabelecer um caminho claro para o futuro. Ele está intimamente ligado à administração e à gestão, pois fornece a estrutura para as atividades diárias.
Quais são os tipos de gestão?
O conceito é bastante flexível e aplicável a diferentes setores e níveis empresariais. Por isso, possui variações que atendem as necessidades de cada setor e organização. Mas todos mantêm o objetivo central: melhorar os resultados da sua empresa, aumentando a produtividade enquanto se mostra capaz de controlar informações. Confira os principais tipos:
1. Gestão Empresarial
Seu objetivo é unir o gerenciamento, administração, análise, previsão e coordenação dos ativos e pessoas dentro de uma organização. Sob esse modelo, é imprescindível que a organização trabalhe com metas tangíveis sempre monitorando os indicadores que possibilitam seu atingimento.
Os KPIs mais utilizados são os de: identificação e mensuração de problemas, mitigação de falhas e correção de erros. Em suma, o profissional que assume a posição de gestor empresarial comporta as principais competências pontuais de cada gestão que descreveremos a seguir.
2. Gestão de Pessoas
Envolve tudo sobre os recursos humanos de uma organização. Em suma, diz respeito à análise e acompanhamento das habilidades, práticas, técnicas, métodos e políticas éticas adotadas por colaboradores, a fim de compreender seu comportamento ao longo de sua vivência na empresa.
Uma gestão de pessoas é iniciada no momento do contrato e se encerra no desligamento do colaborador da empresa. Portanto, acompanha todo o avanço intelectual e profissional do indivíduo.
3. Gestão Logística
A gestão logística é fundamental para que a organização consiga receber e despachar produtos, ao mesmo tempo que cumpre prazos e normas de armazenamento. A logística está naturalmente ligada a esses três pontos: armazenamento, manuseio e transporte de bens.
Portanto, gerir o departamento e processos logísticos consiste em atender e controlar as expectativas externas (do stakeholder) e internas (de shareholders), com maior rastreabilidade e inteligência mercadológica.
4. Gestão de Projetos
Está conectada a todo o planejamento e desenvolvimento das atividades que acontecem na empresa. Para isso, analise os recursos de cada projeto, seu tempo de produção, custos, riscos internos e de mercado, cronograma e fatores de qualidade.
Uma gestão de projetos de sucesso melhora a performance e produtividade da organização – pois impacta nos processos – e contribui para mensurar KPIs gerais E pontuais, o que gera conhecimento novo e aprimora os já presente na empresa.
5. Gestão Financeira
A gestão financeira é semelhante a empresarial, mas foca seus registros e análises nas atividades que envolvem recursos financeiros, como por exemplo: transações (pagamentos e recebimentos), fluxo de caixa, orçamentos, investimentos, licitações e, em alguns casos, parcerias.
O gestor identifica e integra todos esses dados aos demais setores da empresa. Além disso, sua análise é importante para aprimorar metas da empresa e corrobora para a saúde financeira e crescimento do empreendimento ao longo do tempo.
6. Gestão Comercial
A gestão comercial, ou de vendas, está bastante conectada às áreas de marketing e finanças de uma empresa, por pautarem suas atividades a partir de um mesmo “fluxo” de informações e possuir metas similares.
Quando praticada com sucesso, consegue trabalhar junto aos levantamentos de oportunidades, feitos pela equipe de marketing, para que um grande percentual dessas oportunidades (leads) sejam “convertidos” em negócios para a empresa, refletindo numa boa saúde financeira ao fim do mês, trimestre, semestre e ano.
É fundamental também que o gestor responsável pela área comercial seja alguém que, de fato, saiba incentivar sua equipe e a si mesmo para adaptarem-se às demandas do mercado e manter o escalonamento do negócio.
7. Gestão da Rotina
Também conhecida como gestão do tempo, visa, em suma, o controle de tarefas atribuídas a você e sua equipe através de uma padronização. Atinja esse padrão através de planilhas e cronogramas.
Padronizar atividades rotineiras faz com que desperdícios de tempo sejam evitados, aumentando a produtividade da sua equipe e aprimorando tempo de resposta a novos projetos, falhas e possíveis emergências.
Alinha-se bastante a preceitos das gestões empresarial e de pessoas, pois baliza atividades e projetos com base no retorno gerado e disponibilidade da equipe.
8. Gestão de Processos
Estruture e monitore com cuidado o funcionamento de atividades que acontecem na empresa, do momento que surgem ao momento que são consideradas finalizadas. O profissional gestor dessa área deve pautar sua liderança sob a ótica de que processos bem estruturados é o que proporciona às pessoas (colaboradores) desempenharem suas rotinas em plenitude e com eficácia.
Aliás, a qualidade nos processos é algo altamente importante, visto que esse modelo foca em otimização de tempo, recursos e entrega, ao passo que deseja a redução de desperdícios, burocracia e retrabalho.
Quais são as principais metodologias de Gestão?
Como percebeu, a proposta da gestão se adapta aos diferentes setores e atividades do mercado. E, para que isso seja possível e realizado de forma eficaz, ferramentas são necessárias.
Justamente por isso, metodologias ligadas à qualidade, produtividade e rotina empresarial têm sido aprimoradas ao longo do tempo e aplicadas, com sucesso, aos diferentes tipos.
Contudo, dada a variedade de abordagens, a necessidade de diferentes metodologias também se faz necessária. Por isso, selecionamos quatro principais metodologias de gestão para que você conheça. Confira:
PDCA
O bastante difundido PDCA (Plan – Do – Check – Act), é uma metodologia de solução de problemas muito eficiente desenvolvida por Deming, após a Primeira Guerra Mundial. Em resumo, tem por objetivo, através de um ciclo de repetições, fazer com que o gestor planeje mudanças, execute suas hipóteses, realize testes de sucesso ou falha e então adapte sua proposta para repetição dos resultados positivos ou otimização dos negativos.
Metodologias Ágeis
Até pouco tempo atrás, apenas empresas de TI adotavam essas metodologias ao cotidiano. Contudo, hoje todas as empresas que prezam por inovação constante, podem e devem adotar esse conjunto de metodologias em quase todos seus processos de gestão e rotina.
Em suma, o objetivo das metodologias ágeis é alterar a abordagem comum dos processos, por uma mais dinâmica e interativa. As entregas, nesse modelo, são realizadas em suas obrigatoriedades mínimas, e após aplicadas e em funcionamento, vão recebendo melhorias e atenção para que o resultado planejado previamente seja atingido.
GDP
Use a metodologia GDP - Gerenciamento Pelas Diretrizes quando desejar mapear aspectos que diretamente impactam na sobrevivência da sua organização. Essa metodologia lhe proporciona uma visão estratégica e fundamentada em análises prévias, a fim de avaliar sistemas internos já em curso.
Por exemplo: qualidade de processos, produtos ou serviços, sistemas de conformidade ou de melhoria contínua. Por estar mais ligado aos detalhes e resultados de cada etapa pontual de um projeto, o GDP lhe dá espaço para realizar aprimoramentos necessários em um maior período de tempo.
DMAIC
Nem toda mudança resulta em melhoria. Por isso, o melhor jeito de guiar a equipe de gestão em propostas de soluções é um plano estruturado, um roteiro. O DMAIC é o que melhor nos capacita a visualizar etapas para os projetos de melhoria.
Se suas etapas de: Definição, Análise, Melhoria e Controle, forem bem estruturadas, há uma grande probabilidade que as mudanças resultem em melhorias.
Análise SWOT
A Análise, ou Matriz, SWOT é uma metodologia de análise de mercado muito conhecida não só em meios industriais, mas em todos os demais setores. Justamente por isso, seu aspecto não é de pontualmente agir sobre projetos, mas sim sobre cenários em que a organização se encontra. Ou seja, realiza de fato um benchmarking competitivo.
SWOT é a sigla em inglês que diz respeito a: Strength, Weakness, Opportunities e Threats. Que, em português, fica: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Até por isso você pode encontrar conteúdos sobre SWOT em sua sigla “abrasileirada” FOFA.
É interessante que toda empresa define suas diretrizes a partir de análises SWOT, seja para o plano de negócios ou para o preparo de um novo produto. Adote essa metodologia a fim de favorecer a empresa quanto ao foco e dedicação que serão atribuídas a essas tarefas, e definir o que merece mais atenção para mitigação das ameaças.
Importância e benefícios de uma boa Gestão
Antes de concluir, devemos reforçar que uma boa gestão não depende das atitudes isoladas de um gestor, mas sim de uma estruturação de equipes e departamentos. O foco deve ser o favorecimento do desempenho dessa pessoa ou equipe, bem como a sinergia de seu trabalho com os demais colaboradores.
A empresa deve atuar com sintonia para que tudo o que for planejado seja, de fato, colocado em prática atingindo os objetivos. Além disso, podemos citar outros benefícios, como por exemplo:
- Melhoria na produtividade geral;
- Previsibilidade de resultados;
- Maior organização de pessoas;
- Controle de processos;
- Flexibilidade frente a mudanças;
- Aumento do controle de recursos e fins lucrativos;
- Assertividade na tomada de decisões;
- Mais qualidade nas entregas;
- Maior aprendizado e troca de conhecimento;
- Aumento na competitividade mercadológica;
- Redução de custos e falhas.
A gestão é o coração dos negócios bem-sucedidos. Ela é uma habilidade valiosa que pode ser aplicada em todas as áreas da vida. Com uma gestão eficaz, as organizações podem usar seus recursos de maneira eficiente, alcançar seus objetivos e prosperar.
Portanto, se você está administrando seu próprio negócio, trabalhando como gerente ou apenas gerenciando sua vida pessoal, a gestão desempenha um papel fundamental no seu sucesso. Portanto, é uma habilidade que vale a pena aprimorar e aprofundar.
