PMO é uma sigla das palavras em inglês "Project Management Office", ou escritório de gerenciamento de projetos. Um PMO é um departamento na empresa que melhora o gerenciamento de cada projeto ao padronizar os processos relativos ao gerenciamento, melhorar a eficiência e controlar as solicitações de projetos.
A popularidade do escritório de projetos é cada vez mais vista, à medida que mais empresas com PMOs receberam retornos sobre o investimento. Quase sete em dez organizações em todo o mundo têm um PMO.
Esse número permaneceu constante por cinco anos consecutivos, de acordo com o relatório Pulse of the Profession de 2016 do Project Management Institute (PMI).
O que é PMO?
Os PMOs criam e mantêm a documentação das melhores práticas, rastreiam métricas e oferecem treinamento. Eles também ajudam a priorizar os projetos, além de reportar o progresso para executivos e partes interessadas, e garantir que todos atinjam os objetivos globais de negócios da empresa.
O principal objetivo é obter benefícios de padronização e seguir processos, políticas e metodologias de gestão de projetos. Para que o escritório de projetos seja mais eficaz, deve incorporar a cultura e a estratégia da organização.
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O que é ser um PMO?
Ser um PMO (Project Management Office) significa atuar como um escritório de gerenciamento de projetos dentro de uma organização. Um PMO tem a responsabilidade de estabelecer e manter padrões, processos e práticas de gerenciamento de projetos em toda a empresa. O objetivo principal é melhorar a eficiência, eficácia e sucesso dos projetos, fornecendo suporte, orientação e supervisão às equipes de projeto e garantindo o alinhamento dos projetos com as metas e estratégias organizacionais.
As responsabilidades podem variar dependendo do tipo de PMO (suporte, controle ou estratégico) e da maturidade da organização em gerenciamento de projetos. Algumas funções comuns de um PMO incluem:
- Desenvolver e implementar metodologias e processos de gerenciamento de projetos;
- Fornecer treinamento e suporte aos gerentes de projeto e equipes de projeto;
- Criar e manter modelos, ferramentas e sistemas de gerenciamento de projetos;
- Monitorar e acompanhar o desempenho dos projetos, identificando áreas de melhoria e oportunidades de aprendizado;
- Estabelecer e garantir a conformidade com políticas e padrões de gerenciamento de projetos;
- Avaliar e priorizar projetos, garantindo que estejam alinhados com as metas e estratégias da organização;
- Gerenciar recursos e orçamentos, garantindo a alocação eficiente de recursos entre os projetos;
- Fornecer relatórios e análises de projetos para a liderança da organização.
Ser um PMO eficiente e eficaz requer habilidades de liderança, comunicação, planejamento e organização, além de conhecimento sólido em gerenciamento de projetos e experiência prática na aplicação de metodologias e ferramentas de gerenciamento de projetos.
Quais são os 3 tipos de PMO?
PMO é a sigla para Project Management Office (Escritório de Gerenciamento de Projetos). Um PMO é uma unidade organizacional centralizada que define e mantém padrões para gerenciamento de projetos em uma organização. Existem três tipos comuns de PMO, cada um com diferentes níveis de autoridade e envolvimento nos projetos:
- PMO de suporte: oferece suporte aos gerentes de projetos e equipes de projeto com serviços consultivos, fornecendo informações, orientações, treinamento e acesso a modelos e ferramentas de gerenciamento de projetos. Tem um papel mais passivo e geralmente não possui autoridade direta sobre os projetos;
- PMO de controle: fornece um nível maior de envolvimento e supervisão nos projetos. Ele estabelece e monitora padrões, metodologias e práticas de gerenciamento de projetos, garantindo que sejam seguidas em toda a organização. Pode exigir conformidade com as políticas e processos estabelecidos e pode estar envolvido na avaliação e no acompanhamento do desempenho dos projetos;
- PMO estratégico: tem o maior nível de autoridade e envolvimento nos projetos. Além de estabelecer e controlar as práticas de gerenciamento de projetos, também desempenha um papel ativo na seleção e priorização dos projetos, no alinhamento dos projetos com as metas e estratégias organizacionais e na alocação de recursos. O PMO estratégico pode ser responsável pela gestão de portfólios e programas, garantindo que os projetos sejam executados de acordo com os objetivos e prioridades da organização.
Os diferentes tipos podem ser implementados dependendo das necessidades e maturidade da organização em relação ao gerenciamento de projetos. Algumas organizações podem começar com um PMO de suporte e evoluir para um PMO de controle ou estratégico conforme necessário.
Para que serve um PMO?
Um PMO é a espinha dorsal de uma abordagem bem sucedida de gerenciamento de projetos em uma organização. É uma função que fornece informações de suporte à decisão, embora não tome decisões próprias.
Um escritório de projetos sustenta os mecanismos de entrega do projeto garantindo que todas as mudanças de negócios em uma organização sejam gerenciadas de forma controlada. De acordo com o padrão de Escritório de Comércio Governamental (baseado no Reino Unido) para Escritórios de Portfólios, Programas e Projetos, as funções são:
Governança
Garantir que as decisões sejam tomadas pelas pessoas certas, com base nas informações certas. O papel de governança também pode incluir revisões de auditoria ou de pares, desenvolvimento de estruturas de projetos e programas e garantia de responsabilidade.
Transparência
Fornecendo informações com uma única fonte da verdade. As informações devem ser relevantes e precisas para apoiar a tomada de decisões efetivas.
Reutilização
Impedir que as equipes do projeto reinventem a roda ao ser um ponto central para lições aprendidas, modelos e melhores práticas.
Suporte de entrega
Facilitando a tarefa das equipes de projetos, reduzindo a burocracia, oferecendo treinamento, orientação e garantia de qualidade.
Rastreabilidade
Fornecendo a função de gerenciamento de documentação, histórico de projetos e conhecimento organizacional. Mas, o que isso realmente significa na prática? As equipes do PMO cumprem uma variedade de funções no dia-a-dia, incluindo:
- Recolha de dados sobre o progresso do projeto e produzindo relatórios;
- Desenvolvimento de padrões e processos;
- Incentivar (ou impor, quando necessário) o uso dessas normas e processos;
- Gerenciando recursos para projetos;
- Fornecer treinamento e orientação de membros da equipe do projeto;
- Gerenciando dependências em vários projetos;
- Rastreamento de benefícios;
- Relatórios sobre informações financeiras como o retorno do investimento.
Como parte disso, o PMO também é o guardião das ferramentas de Gerenciamento de Projetos Empresariais e métodos de gerenciamento de projetos. Normalmente, haverá um especialista (ou vários) no escritório de projetos que pode apoiar os gerentes de projetos e suas equipes usando qualquer software relacionado ao projeto.
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Quais as funções de um PMO?
Um PMO é geralmente responsável pela orientação, documentação e métricas relacionadas às práticas que envolvem a gestão e implementação de projetos dentro da organização. Um PMO também pode se envolver em tarefas relacionadas ao projeto e acompanhar as atividades do projeto até a conclusão.
O escritório pode relatar as atividades do projeto, os problemas e os requisitos para a gestão executiva como uma ferramenta estratégica para manter os implementadores e os tomadores de decisões em direção a metas e objetivos consistentes, focados nos negócios ou na missão.
Um escritório de projetos geralmente baseia seus princípios, práticas e processos de gerenciamento de projetos em uma metodologia padrão da indústria. Aqui estão algumas metodologias de gerenciamento de projetos comumente usadas:
Ágil
O método Agile aplica-se a projetos que exigem velocidade, flexibilidade e entrega contínua de produto ao cliente em ciclos de entrega curtos.
Cascata
A metodologia Waterfall permite um maior controle durante cada fase de um projeto, mas pode ser muito inflexível se ocorrerem mudanças no escopo do projeto.
Scrum
Este termo é baseado na formação de jogadores no jogo de rugby e é uma parte da estrutura ágil. Suas entregas são feitas a cada 30 dias. Os grupos de trabalho que tiveram dificuldade em priorizar o trabalho podem melhorar a produtividade quando mudam para Scrum.
Seis Sigma
Seis Sigma é uma metodologia usada para melhorar os processos, livrando-se do que são considerados defeitos - ou um produto ou serviço que não está de acordo com suas especificações.
Benefícios de um PMO
Os benefícios de um PMO podem variar dependendo do tipo e do nível de maturidade da organização, mas alguns benefícios comuns incluem:
- Melhoria da qualidade dos projetos: pode estabelecer padrões e processos para garantir que os projetos sejam entregues com qualidade e dentro do prazo;
- Alinhamento à estratégia da organização: pode ajudar a garantir que os projetos estejam alinhados à estratégia geral da organização e que os recursos sejam usados de forma eficaz;
- Melhoria da eficiência: pode ajudar a melhorar a eficiência dos projetos ao estabelecer processos eficazes e garantir que eles sejam seguidos;
- Redução de riscos: pode ajudar a identificar e gerenciar os riscos dos projetos para minimizar sua impacto.
- Melhoria da comunicação: pode ajudar a melhorar a comunicação entre os diferentes stakeholders dos projetos;
- Melhoria da governança: pode ajudar a garantir que a governança dos projetos seja seguida e que os projetos sejam gerenciados de forma consistente;
- Melhoria da capacidade de tomada de decisão: pode fornecer informações e relatórios para ajudar os gerentes de projetos e líderes de negócios a tomar decisões informadas.
Como implantar um PMO?
Implantar um PMO pode ser um processo complexo que envolve várias etapas, mas alguns passos gerais incluem:
- Identificar a necessidade: Antes de implantar um PMO, é importante entender por que é necessário e como ele pode contribuir para alcançar os objetivos da organização;
- Defina o escopo: Defina o escopo do PMO, incluindo quais projetos serão gerenciados, qual será o nível de detalhamento dos processos e quem serão os stakeholders envolvidos;
- Escolha o tipo de PMO: Escolha o tipo de PMO que melhor se adequa às necessidades da organização e ao seu nível de maturidade em gerenciamento de projetos;
- Defina os processos e procedimentos: Defina os processos e procedimentos necessários para gerenciar projetos de forma eficaz e garantir que eles sejam seguidos;
- Crie uma equipe: Contrate e treine uma equipe para gerenciar o PMO e garantir que os processos e procedimentos sejam seguidos;
- Desenvolva ferramentas de suporte: Desenvolva ferramentas de suporte, como software de gerenciamento de projetos e sistemas de relatórios, para ajudar a gerenciar projetos de forma eficaz;
- Implemente e monitore: Implemente o PMO e monitore seus processos e procedimentos para garantir que eles estejam funcionando eficazmente e que possam ser melhorados continuamente;
- Comunique e envolva: Comunique e envolva os stakeholders em todas as etapas do processo para garantir o suporte e a cooperação necessários.
É importante lembrar que implantação de PMO é um processo contínuo, deve ser revisado e melhorado constantemente para garantir que ele esteja alinhado com as necessidades da organização e contribuindo para alcançar seus objetivos.
PMO: três estruturas básicas
Existem três estruturas organizacionais básicas para um escritório de gerenciamento de projetos:
- O repositório do projeto: esse modelo ocorre frequentemente em organizações que capacitam a propriedade de projetos distribuídos, centrados em negócios ou empresas com governança central fraca. O escritório de projetos, simplesmente, serve como fonte de informações sobre metodologia e padrões de projetos. Os gerentes de projeto continuam relatando e são financiados por suas respectivas unidades de negócios.
- O modelo de treinador do projeto: este modelo assume a disposição de compartilhar algumas práticas de gerenciamento de projetos em todas as funções de negócios e usa o escritório de projetos para coordenar a comunicação. As melhores práticas são documentadas e compartilhadas, e o desempenho do projeto é monitorado ativamente. O PMO neste modelo é uma estrutura permanente com pessoal e tem responsabilidade de supervisão para todos os projetos.
- O escritório de gerenciamento de projetos empresariais (E-PMO): Este modelo também assume um processo de governança que envolve o PMO em todos os projetos, independentemente do tamanho, permitindo-lhe avaliar o escopo; alocar recursos; e verificar pressupostos de tempo, orçamento, risco e impacto antes da realização do projeto. O financiamento é geralmente uma combinação de alocação direta e orçamentada para serviços de linha de base e uma taxa por serviços cobrada por outros.
Qual a diferença entre PMO e PM?
Ao falar de gerenciamento de projetos, é comum encontrar os termos PMO (Project Management Office) e PM (Project Manager). Embora estejam relacionados, suas funções e responsabilidades são distintas.
- PMO (Project Management Office): É uma unidade ou departamento dentro de uma organização que padroniza e centraliza a gestão de projetos. O PMO define metodologias, oferece suporte técnico, ferramentas, e treinamento para os gerentes de projeto. Além disso, monitora o desempenho dos projetos, garantindo que sigam as práticas estabelecidas.
- PM (Project Manager): O Gerente de Projeto, ou PM, é o profissional responsável pela execução de um projeto específico. Ele gerencia todas as etapas do projeto, desde o planejamento até a entrega final, garantindo que os objetivos sejam alcançados dentro do prazo, orçamento e escopo definidos. O PM é a pessoa que lida diretamente com a equipe do projeto, stakeholders, e qualquer desafio que possa surgir durante a execução.
- Resumindo: O PMO foca em padronizar processos e dar suporte, enquanto o PM é responsável por gerenciar e garantir o sucesso de um projeto individual. Enquanto o PMO tem uma visão macro, visando a eficiência de vários projetos, o PM se concentra nos detalhes e na execução diária de um projeto específico. Ambos são essenciais para o sucesso da gestão de projetos dentro de uma organização.
E - PMO: o que é isso?
E - PMO existe em cerca de metade das organizações, de acordo com o relatório PMI. Embora desempenham um papel fundamental na prestação de valor organizacional, muitas empresas ainda lutam com a forma de definir o papel E - PMO, para posicioná-lo ao sucesso no longo prazo e utilizar o escritório para ajudar a alcançar os objetivos estratégicos.
Os E - PMO eficazes têm ampla responsabilidade em toda a empresa e ajudam a direcionar a estratégia e o foco na entrega de valor. Aproximadamente 27% mais projetos são concluídos com sucesso, e há 42% menos projetos com novo escopo quando as organizações alinham seu E - PMO e a estratégia, de acordo com o relatório do PMI.
Quais são os papéis em um escritório de projetos?
- Patrocinador do PMO – tem como função dirigir o estabelecimento e evolução da operação do PMO. O patrocinador PMO idealmente será um membro da direção da empresa.
- Chefe do Escritório de Projeto - estabelecer e administrar o escritório temporário do Projeto.
- Analista de Portfólio - facilitar o desenvolvimento e a gestão contínua de um portfólio de projetos, assegurando que as decisões da alta direção levem ao cumprimento de objetivos estratégicos através da entrega de projetos.
- Especialista em Projetos - desempenhar um papel proativo na promoção de métodos e padrões de gerenciamento de projetos, implementação de boas práticas de gerenciamento de projetos e monitoramento.
- Papel Comercial - assegurar que a organização desempenhe o papel de "cliente informado", e que todas as práticas e decisões comerciais / de aquisições atendam a padrões designados e ofereçam valor à organização. Também pode assumir o papel de gerente de relacionamento com fornecedores, desenvolvendo relacionamentos eficientes e eficazes com fornecedores e parceiros.
- Função de Gestão da Informação - agir como guardião de todas as cópias mestre das informações do projeto.
- Função Financeira - estabelecer uma função de finanças profissionais dentro do projeto de portfólio para garantir a provisão oportuna do financiamento do projeto final e um controle financeiro eficaz.
- Solucionador de problemas - assumir a liderança para garantir que o projeto tenha processos eficazes para identificar, monitorar e resolver problemas.
Outros papéis
- Gestor de mudanças - assumir liderança na garantia de que o projeto tem progresso efetivo em locais para identificar, monitorar e executar as mudanças.
- Função de planejamento - assumir a responsabilidade pelo desenvolvimento e manutenção do projeto e registros de dependência.
- Função de Garantia da Qualidade - assegurar que quaisquer novos produtos ou serviços fornecidos pelo projeto são adequados para o propósito e são capazes de fornecer os benefícios requeridos pelo conselho de organização.
- Função de Gestão de Recursos - assegurar que os projetos atuais e futuros sejam equipados com recursos humanos suficientes, no momento em que são necessários, e que esses recursos humanos sejam utilizados da forma mais eficiente possível.
- Função de Risco - assumir a liderança para assegurar que o projeto tenha processos efetivos de identificação e monitoramento de riscos, tenha acesso a informações confiáveis e atualizadas sobre riscos e use os controles e ações apropriados para lidar com os riscos. Essa função também deve garantir que esses processos estejam alinhados com a política de gerenciamento de riscos corporativos.
- Função de Relatório - fornece um serviço de relatórios para o projeto. Também agrupa os dados básicos e gera relatórios para vários públicos por meio de dados agregados.
- Secretariado / Administrador - presta apoio administrativo ao projeto e uma função de secretária para os conselhos relevantes.
