Você sabe como criar um Plano de Ação efetivo? A maioria das pessoas sabe como definir metas SMART. Mas o desafio está em criar e seguir um plano para tornar essas metas uma realidade.
Durante os primeiros dias de definição de um objetivo, o entusiasmo impulsiona a motivação para alcançar resultados, mas não demora muito para desanimar e o objetivo se torna uma memória distante.
Para além disso, pesquisas sugerem que menos de 10% das pessoas acham que alcançam seus objetivos. Isso significa que 90% não, o que é um número impressionante.
A questão é: o que os 10% fazem que os 90% não fazem? Há muitos fatores que determinam, mas duas questões são importantes para atingir: o plano e o compromisso de trabalhar o plano.
Como elaborar um plano de ação? Exemplo
1. Certifique-se de que seus objetivos sejam SMART
As metas SMART oferecem clareza e prazo para atingi-las. Objetivos SMART seguem um passo a passo de execução.
- Específicos: seu objetivo é claramente definido. "Eu quero ganhar mais dinheiro", é vago. "Eu quero fazer R$ 10.000 por mês", é específico.
- Mensurável: você precisa quantificar seu objetivo para que você saiba que o alcançou. É aqui que ser específico ajuda. O que constitui "mais" em mais dinheiro? Uma quantia específica em reais é mensurável.
- Atingível: o ideal é estabelecer metas que o façam se esforçar e desafiar a si mesmo, mas você se prepara para a frustração e o fracasso se sua meta for impossível.
- Relevante: Seus objetivos devem se encaixar em seus planos finais na vida.
- Tempo: você deve definir uma data em que seu objetivo será alcançado.
Observe que as metas funcionam para grandes conquistas, como fazer R$ 50.000 por ano trabalhando em casa, mas também para projetos menores, como iniciar um blog em 30 dias, ou conseguir cinco clientes independentes em duas semanas.
2. Retroceda para definir os marcos
Um desafio para alcançar objetivos é que muitas vezes a data de vencimento está tão distante que muitas pessoas adiam a ação até que seja tarde demais. Em vez disso, crie mini-metas que podem ajudar a te levar em direção ao grande objetivo.
Por exemplo, se o seu objetivo for ganhar R$ 10.000 por mês em sua empresa dentro de seis meses, crie mini-metas de quanto você ganhará ao final de um mês (R$ 2.000 / mês) e três meses (ou seja, R$ 5.000 por mês). Você saberá que está dentro ou fora de pista quando chegar um ou três meses.
3. Determine o que precisa acontecer para alcançar seus objetivos
Durante essa etapa, é fundamental especificar como você irá alcançar suas metas mínimas e grandes dentro do período de tempo. Usando o exemplo da meta de R$ 10.000 por mês, para ganhar mais dinheiro, você precisa obter mais clientes.
Nesta etapa, você deseja determinar quantos clientes precisa para gerar R$ 5.000 e R$ 10.000 por mês em sua empresa. Quantas prospects precisam entrar em seu funil de vendas ? Quantos leads precisam ser feitos para gerar uma venda?
4. Decida quais ações são necessárias para alcançar seus objetivos
Que tarefas você precisa fazer regularmente para cumprir o nº 3 e seu objetivo? Por exemplo, se você precisa falar com 10 pessoas para fazer duas vendas, que ações você precisa fazer para encontrar 10 pessoas? Se você precisa ter 100 leads para encontrar 10 pessoas para conversar, quais ações serão necessárias para encontrar 100 leads?
Nos negócios, as tarefas nesta seção geralmente envolvem marketing; no entanto, também envolvem o fornecimento de um produto ou serviço de qualidade e a satisfação de seus clientes, assim eles continuarão voltando e/ou encaminhando novos clientes em potencial.
5. Coloque suas ações em um cronograma
Ao concluir o 4º, você deve ter uma lista de tarefas que precisam ser concluídas para alcançar sua meta. Agora é hora de colocar essas tarefas em sua agenda, fazendo um plano diário. Estas são as tarefas que você faz todos os dias para gerar prospects e leads. São também as tarefas que você faz para criar e entregar seu produto ou serviço.
Se você está começando um negócio de meio período em torno de uma vida já ocupada, pode ser um desafio adicionar mais tarefas à sua rotina diária, mas é crucial para alcançar seus objetivos. Uma maneira de ter a melhor tomada de decisão é aprender como gerenciar e maximizar seu tempo.
6. Siga o plano de ação
Depois de concluir as etapas acima, você deve ter sua programação diária e metas para focar durante o processo de trabalho em sua meta. O próximo passo é seguir o seu cronograma. Faça as tarefas diárias que você se atribuiu para fazer.
Quando você sentir que as coisas não estão indo bem, encontre uma maneira de se manter motivado. Isso parece ser óbvio, mas o plano de ação é complicado e muitas pessoas não o mantêm com consistência. Na maioria dos casos, o plano de ação não deve falhar, as pessoas que desistem.
Enquanto você está nisso, acompanhe suas realizações e resultados. Reserve um tempo todo mês para avaliar o desempenho do seu planejamento estratégico e ajuste-o se você não fizer o progresso desejado.
O verdadeiro teste para saber se você vai ou não ter sucesso em seu negócio não é apenas ter um bom plano, mas trabalhar seu plano. Muitos candidatos e empreendedores saberão exatamente o que fazer, mas não colocarão a mão na massa. A resposta é se empolgar com seus objetivos, construir maneiras de celebrar os pequenos sucessos e sempre ficar de olho no prêmio.
Como o método 5W2H ganhou seu nome?
A princípio, pode parecer complicado, mas é exatamente o oposto. É chamado de método 5W2H ou abordagem para simplificar as diretrizes envolvidas em cada fase de ação do plano ao qual se propõe. Consulte a tabela abaixo para uma breve explicação de cada um, na ordem em que devem ser analisados:
| (What) O que? | O que será feito? Etapas de ação, descrição. | ||||
| (Why) Por quê? | Por que isso será feito? Justificativa, razão. | ||||
| (Where) Onde? | Onde isso será feito? Localização, área. | ||||
| (When) Quando? | Quando isso será feito? Tempo, datas, prazos. | ||||
| (Who) Quem? | Quem vai fazer isso? E o responsável por isso? | ||||
| (How) Como? | Como será feito? Método, processo. | ||||
| (How Much) Quanto vai custar? | Quanto desembolsará? Custos ou despesas envolvidos. | ||||
Como você deve ter notado, cada passo da abordagem 5W2H refere-se a uma questão diferente, e a resposta para cada pergunta é o gatilho para a próxima pergunta. Não é perfeito ?!
Trata-se, em suma, de uma ferramenta de gestão eficaz que, pela sua simplicidade, pode ser utilizada por pequenas, médias e grandes empresas que desejam registrar de forma ordenada e sistemática seus fluxos de trabalho e ações, desde agendar reuniões até implementações de projetos mais complexas.
Veja como usar o método 5W2H corretamente
Para a correta aplicação do método 5W2H, antes de começar, um gerente precisa considerar um plano estratégico de respostas previamente preparadas para os problemas que deseja resolver.
Se necessário, isso pode ser feito pedindo a ajuda de funcionários e outros colaboradores que estão direta ou indiretamente envolvidos na equipe de trabalho, por meio de atividades como o brainstorming, por exemplo.
Mas é necessário ter em mente estes três tópicos principais:
- O espectro de ações deve estar sempre relacionado à causa dos problemas, e não aos possíveis efeitos que eles causaram. Em outras palavras, procure criar soluções duradouras em vez de paliativas.
- As soluções implementadas pelo método 5W2H devem ser o mais objetivas possíveis, evitando efeitos colaterais que podem exigir novas ações para suprimi-los.
- Nunca aceite a primeira boa ideia: proponha várias abordagens para as diferentes situações analisadas, aumentando assim as opções e o âmbito de ação.
O que deve ter em um Plano de Ação?
Objetivo claro
O objetivo deve ser descrito de maneira clara e concisa, sem ambiguidades. Deve ser possível compreender rapidamente o que se pretende alcançar.
Etapas detalhadas
As ações necessárias para atingir o objetivo devem ser listadas de forma clara e detalhada. Cada etapa deve incluir informações sobre o que precisa ser feito, como e quando.
Responsabilidades claras
As responsabilidades para cada etapa devem ser atribuídas a indivíduos ou equipes específicas. Isso ajuda a garantir que as ações sejam realizadas de maneira efetiva.
Prazos definidos
Cada etapa do plano deve ter um prazo definido, seja uma data específica ou um período de tempo. Isso ajuda a estabelecer um senso de urgência e a garantir que as ações sejam realizadas dentro do tempo estipulado.
Alocação de recursos
Os recursos financeiros, humanos e materiais necessários para cada etapa devem ser identificados e alocados. Isso ajuda a garantir que o plano de ação possa ser realizado de maneira efetiva.
Monitoramento e revisão
O progresso do plano de ação deve ser monitorado regularmente para garantir que as ações estejam sendo realizadas de maneira efetiva. Se necessário, o plano de ação deve ser revisado para ajustar as ações e os recursos conforme as circunstâncias mudem.
Metodologia de avaliação
É importante ter um plano detalhado para avaliar os resultados e o sucesso do plano de ação. Isso ajuda a compreender o que funcionou bem e o que precisa ser melhorado em futuros planos de ação.
Qual a importância de definir um Plano de Ação?
Direcionamento claro
Um plano de ação fornece um direcionamento claro sobre o que precisa ser feito, como e quando, para alcançar um objetivo específico.
Foco na prioridade
Ao definir as ações necessárias para atingir o objetivo, o plano de ação ajuda a garantir que a atenção e os recursos sejam concentrados nas ações mais importantes.
Alinhamento de equipes
Ao atribuir responsabilidades claras e estabelecer prazos para cada ação, o plano de ação ajuda a alinhar as equipes e a garantir que todos trabalhem juntos na mesma direção.
Monitoramento do progresso
O plano de ação fornece uma base para monitorar o progresso e ajustar as ações se necessário. Isso ajuda a garantir que o objetivo seja alcançado de maneira eficaz.
Melhoria contínua
Ao avaliar o sucesso do plano de ação, é possível identificar o que funcionou bem e o que precisa ser melhorado. Isso ajuda a garantir que futuros planos de ação sejam ainda mais eficazes.
