Como encerrar seu projeto?
A primeira delas, a meu ver, deve começar lá atrás, ainda na fase de Iniciação, e tem a ver com a "passagem" ou transferência do objetivo do projeto para a operação para se dar bem encerrando seus projetos. Como sabemos, um projeto é uma iniciativa com prazo definido, ou seja, deve terminar, e seu objetivo é justamente o de criar algo novo. Portanto, ao final, o fruto de todo trabalho executado deve ser entregue a alguém (pessoa, área) para que seja feito uso contínuo deste produto ou serviço dali por diante. Conheça nossa Certificação SCRUM.
Pode parecer até lógico, mas minhas experiências revelam uma certa dificuldade nesta etapa de transferência. A operação, muitas com razão por não ter sido envolvida e ouvida previamente, reluta em aceitar o produto do projeto, por temer ter que arcar com todos os ônus envolvidos com seus ajustes e sua manutenção. Por isso considero vital que este alinhamento ocorra o quanto antes, e de forma mais frequente possível, começando lá no começo, na Iniciação.
Meu ponto aqui é o seguinte, por mais que os processo formais prevejam templates e ritos de transferência, de pouco adiantará se as pessoas envolvidas não estiverem alinhadas! Portanto, cerque-se menos de papéis, normas e burocracias, e mais de pessoas. É melhor discutir a transição ao longo do projeto do que no final. Encarre a área de Operações como um cliente do projeto! Vai dar um certo trabalho, mas muito menos do que simplesmente tentar empurrar o produto do projeto ao final do ciclo de desenvolvimento.
Quais os Recursos que você precisa?
Em segundo lugar estão os recursos. Todos eles! Pessoas, sejam elas internas ou externas, máquinas e equipamentos, recursos financeiros, etc. E de novo, na minha visão, este processo se inicia antes, neste caso, na fase de planejamento. Já trabalhei em projetos, como recurso alocado, onde não fui avisado a respeito do término da iniciativa, nem obtive qualquer feedback a respeito do meu desempenho na ação, se minha contribuição foi valorosa qual o resultado final da iniciativa. Além de não ser muito motivador, ainda me rendeu uma saia justa danada com meu superior que não concordava em me ceder part-time ao projeto.
Imagine, além de não poder contar comigo 100% do tempo, e não ser ressarcido por isso, ele não soube se ajudei, ou se o projeto rendeu bons frutos à mim, a ele, ou a empresa. Qual a motivação dele em me ceder novamente? A regra aqui é, coloque-se no lugar do outro, mantenha-o avisado quando ao andamento das atividades, preste feedbacks construtivos e divida não só o ônus, mas também o bônus com todos, sempre à uma razão de proporção justa à participação e envolvimento de cada um.
Como dar Continuidade ao "encerrando um projeto"?
E, como eu disse acima, este processo deve ser contínuo. Inicie o contato na etapa de Planejamento, forneça feedbacks contínuos ao longo da Execução, aproveitando-se dos números obtidos por meio do processo de Monitoramento e Controle. Não é difícil. Basta compartilhar os Status Report que forem gerados, estender convites para as eventuais reuniões de progresso do projeto, senão ligue, mande um e-mail informal, pare pra conversar no corredor, ou convide para uma conversa no café.
Existem várias formas de se fazer isso, encontre a mais adequada para cada um. Pode ser que nem sempre o meio utilizado seja o mais adequado, ou o que agrade à todos (lembre-se, estamos falando de situações que ocorrem no mundo corporativo onde o ego as vezes é grande e as pessoas se melindram por muito pouco), mas é muito melhor fazer algo do que não fazer nada por medo de errar!
Como formalizar o encerramento?
O terceiro ponto que chamo atenção diz respeito às formalizações necessárias para o encerramento. Cada empresa possui as suas, e as vezes elas podem variar de acordo com o tipo de projeto. Aqueles de menor porte podem exigir menos documentos, os maiores, ou que envolvam assuntos ou mais críticos ou pessoas de mais alto escalão, mais.
Tenha isso mapeado deste o início, e siga tais protocolos. Se não for possível, ou eventualmente até não concordar - porque as vezes o tempo tomado com essas atividades é tamanho que inviabiliza a execução de ações de maior importância, que geram mais valor, este inclusive é o conceito de LEAN - discuta antes. Mas faça o que deve ser feito. Encerre os contratos, preste contas quanto aos números finais, faça as avaliações de desempenho pertinentes e do projeto em si. Enfim, entregue toda a papelada!
As formalidades que envolvem o trabalho de outras áreas, ou estão ligadas à regras de Governança e Compliance geralmente são seguidas. Mas, a meu ver, as que são menos cobradas ou notadas pelas empresas são justamente as mais importante, por permitirem e estimularem o desenvolvimento interno da área de Projetos. Estou falando da avaliação interna da equipe de projeto e das lições aprendidas.
O que é fundamental?
Sem um processo interno de melhoria, de nada, ou pouco adiantará você e sua equipe trabalharem incansavelmente em busca de resultados, pois os erros provavelmente continuarão acontecendo, e vocês, mesmo sabendo deles, continuarão tendo que enfrentá-los.
Talvez pelo conhecimento adquirido o processo se torne menos desgastante e seja possível aprender formas de contorná-los, contudo, a organização em si não irá evoluir, e muito trabalho desnecessário, ou sem valor, continuará sendo executado - novamente estou emprestando conceitos da filosofia LEAN para explicar meu ponto de vista.
Qual é a Área responsável?
Acredito que a área de projetos, seja ela estruturada como uma área funcional de fato, ou como um arranjo temporário, tem a grande vantagem, pela própria natureza da atividade de projetos, de enxergar o funcionamento das engrenagens corporativas de uma forma macro, permitindo detectar erros, falhas e oportunidades de melhoria, que, vistos de forma isolada, não seriam tão facilmente detectadas.
E o processo de Encerramento, a meu ver, tem um grande papel no sentido de retroalimentar o processo de melhoria continua e desenvolvimento das empresas. Portanto, mapeie os problemas à medida em que ocorrem, discuta internamente com a equipe, e ao final procure compartilhar seus achados com a empresa. Este é mais um ganho que um projeto pode proporcionar às empresas!
Encerrando seus projetos
Assim, encerrar um projeto, não só garante que os devidos registros sejam feitos e as pessoas envolvidas sejam comunidades, mas também, permite a empresa desenvolva tanto na sua capacidade de projetos, como de se articular visando a obtenção de objetivos comuns. Abordados no White Belt, Green Belt e Black Belt, além do Lean do PMP.
