Como elaborar o termo de abertura do Projeto Lean Seis Sigma?
Talvez você tenha concluído seu Green Belt ou Black Belt e deseje agora saber como iniciar seu projeto. Talvez você simplesmente tenha sido incumbido de tal função, em sua empresa, e se sente perdido sobre como começar seu projeto, já que você ainda não possui nenhuma formação em gerenciamento de projetos. Não se preocupe! Leia este nosso guia e comece com o termo de abertura do projeto, que fornecerá tanto um guia para você como deixará claro a todos os envolvidos e a todos os interessados - os stakeholders - quais são os objetivos e metas do projeto, para que se atenham a elas, bem como para controlar suas expectativas.
Kim Heldman, Project Management Professional (PMP) e autora de obras de respeito sobre a gestão de projetos e preparação para o exame de certificação PMP, do Project Management Institute (PMI), elencou os principais elementos que o termo de abertura de um projeto deve conter. Heldman destaca que é preciso ter em mãos, para redigir este documento, a declaração de trabalho do projeto, contendo uma descrição de escopo, e o plano estratégico da organização:
- Descrição de escopo do produto ou serviço: define o produto ou serviço do projeto, enumerando suas características: especificações, medições ou outros detalhes que o identifiquem. Deve ser clara e concisa, permitindo que se conheçam os objetivos do projeto.
- Plano estratégico da organização: descreve as metas e os planos da organização a longo prazo. Contém informações importantes sobre os rumos da organização, com base nos quais o gerente deve alinhar as metas de seu projeto, considerando, por exemplo, o impacto que o projeto pode ter neste plano.
O que é o termo de abertura do projeto?
O termo de abertura deve conter uma seção com informações gerais: nome, número e data do projeto, e possivelmente campos para preenchimento de data de alteração e nome de quem a realizou. O documento, em si, deve conter:
- Resumo do projeto: deve conter o propósito do projeto, explicar a razão para sua realização, descrever o produto ou serviço do projeto e mencionar a descrição de escopo. A descrição de escopo deve estar anexa ao termo de abertura, ou deve ser feita menção de onde ela pode ser obtida.
- Objetivos do projeto: deve incluir os fatores que fizeram o projeto ser selecionado para realização e o que deve ser realizado ou atendido para que o projeto seja considerado um sucesso.
- Requisitos: nesta fase de projeto, são objetivos de alto nível, descrevendo as características específicas de entrega, e definição das necessidades e expectativas do cliente, do patrocinador do projeto e dos stakeholders, e como estas expectativas podem ser atendidas.
- Justificativa empresarial: é útil reiterar a justificativa empresarial - o alinhamento com o plano estratégico da organização - incluindo as justificativas financeiras, como o retorno sobre o investimento (Return on Investment - ROI - em linhas gerais, o lucro ou a economia que o projeto trará) e o período de payback (quanto tempo o projeto levará para recuperar o investimento feito nele). É importante que esta seção também descreva o problema ou a questão que o projeto irá solucionar, incluindo os benefícios que a organização terá, com sua conclusão, e os impactos negativos que pode sofrer, caso não realize o projeto.
- Estimativas de recursos e custos: caso tenham sido realizadas, as estimativas devem estar inclusas nesta seção, que pode incluir também o custo do estudo de viabilidade do projeto - caso este tenha sido realizado - e os custos das alternativas propostas. O orçamento e o gerenciamento não são incluídos aqui, e serão incluídos numa fase mais adiante, o planejamento do projeto.
- Funções e responsabilidades: inclua um quadro de funções e responsabilidades de cada membro da equipe de projeto, do patrocinador e de cada stakeholder, com seus respectivos nomes e cargos. Coloque também as pessoas externas envolvidas de alguma forma no projeto, como fornecedores e clientes. Esta seção é importante para dar ao gerente autoridade para iniciar o projeto e adquirir os recursos necessários para sua execução.
- Cronograma preliminar: caso haja estimativa ou necessidade de tempos certos para entregas de marcos (milestones) associados ao projeto, eles podem ser incluídos nesta seção. Devido ao caráter bastante preliminar do termo de abertura, é comum que tais cronogramas não sejam possíveis de ser realizados na prática, e é importante frisar aos stakeholders que são apenas estimativas de alto nível das datas, podendo ser alteradas com o andamento do projeto.
- Assinatura: seção que deve conter os espaços para assinaturas do patrocinador do projeto - que confere autoridade e importância ao projeto - dos stakeholders fundamentais, do gerenciamento sênior, dos clientes, e demais pessoas com importância ou envolvidas no projeto.
- Anexos: devem ser anexadas quaisquer documentações que possam ajudar a esclarecer o projeto, incluindo a declaração de escopo e o estudo de viabilidade, caso este tenha sido realizado.
Como é o termo de abertura no Scrum?
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por: Marco César Prado Soares – consultor associado FM2S e instrutor dos cursos EAD Lean Logistics e Excel
Referência:
HELDMAN, Kim. Gerência de Projetos - Fundamentos. Décima reimpressão. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. 319p.
